Omschrijving begeleidingsbrief

Het document bestaat uit 5 pagina's waarvan de eerste vier pagina's volledig zijn vormgegeven als een officieel administratief formulier, dat doorgaans gebruikt wordt bij het vervoer van afvalstoffen in Nederland. De vijfde pagina bestaat uit een toelichting dat kan worden gebruikt bij het invullen van het formulier.

De stijl is zakelijk, strak en bestaat voornamelijk uit tekstvakken, tabellen en gebieden om gegevens in te vullen. De begeleidingsbrief bestaat uit een wit origineel en doordrukvellen. Ze zijn vrijwel identiek, maar elk exemplaar is bedoeld voor een andere betrokken partij in de afvalstroom.

De hele pagina heeft een zwart-witte lay-out en is dicht gevuld met tekst. Over alle formulieren staat in grote letters het woord “SPECIMEN”, wat aangeeft dat het om voorbeeldmateriaal gaat.

Algemeen uiterlijk van een enkel formulier

Omdat elk van de drie delen dezelfde elementen bevat, wordt hieronder eerst één formulier uitgebreid beschreven. Daarna wordt aangegeven hoe de drie varianten van elkaar verschillen.

Opbouw

Het formulier bestaat uit:

• Koptekst met formuliernaam
• Groot invulgedeelte met vele velden en vinkvakjes
• Handtekeningenblokken
• Kleine juridische tekst onderaan
• Verticale informatiekolom langs de rechterrand

Koptekst van elk formulier

Bovenaan staat in grote hoofdletters:

"BEGELEIDINGSBRIEF"

Daaronder volgt de aanduiding van het type formulier, bijvoorbeeld:

• "INTERNE COPIE (D) / EXTRA BEWIJS VAN ONTVANGST (B2) (voor ontdoener)"
  of
• "VRACHTBRIEF (A1) (voor ontvanger)"

Deze titel is duidelijk afgebakend van de rest van het formulier en vormt het startpunt van elk exemplaar.

Hoofdonderdeel met invulvelden

Het grootste gedeelte van het formulier bestaat uit een raster van tekstvelden. De meeste velden zijn lege lijnen bedoeld om handmatig informatie in te vullen. De structuur is als volgt:

A. Gegevens van afzender / ontdoener / handelaar / bemiddelaar

Vier aankruisopties:

1. ontdoener (primaire ontdoener)
2. ontvanger
3. handelaar
4. bemiddelaar

Velden voor:

• Straat + huisnummer
• Postcode + woonplaats
• VIHB-nummer

B. Factuuradres

Velden voor:

• Postbus of straat + huisnummer
• Postcode + woonplaats

C. Ontdoener en locatie van herkomst

Twee adresblokken:

• Adres van de ontdoener (degene die het afval wil afvoeren)
• Afzonderlijk veld voor locatie van herkomst indien afwijkend van adres van de ontdoener

D. Transportinformatie

• Datum aanvang transport
• Uitbesteed vervoerder: naam, adres, VIHB-nummer
• Locatie van bestemming: adres van de ontvanger

E. Vervoerder en wijze van transport

Aankruisopties wie vervoert:

• Afzender
• Ontdoener
• Ontvanger
• Inzamelaar
• Vervoerder
• Uitbesteed vervoerder (met verwijzing naar vak 4a)

Velden voor:

• Naam en adres van vervoerder of inzamelaar
• VIHB-nummer
• Kenteken van het voertuig
• Aanvinkopties:
• Route-inzameling: ja/nee
• Inzamelaarsregeling: ja/nee
• Repeterende vrachten: ja/nee

F. Afvalspecificaties

Een tabel met per regel ruimte voor:

• Afvalstroomnummer
• Gebruikelijke benaming van de afvalstof
• Verpakking
• EURAL-code of andere relevante code
• Verwerkingsmethode
• Geschatte hoeveelheid (kg)
• Gewogen hoeveelheid (kg)

3. Handtekeningenvelden

Onder de tabel staan drie handtekeningenblokken, telkens met dezelfde tekst:

• Handtekening ontdoener
• Handtekening transporteur (voor ontvangst van de zending)
• Handtekening ontvanger (voor correcte ontvangst)

Deze zijn horizontaal naast elkaar geplaatst.

Juridische tekst onderaan elk formulier

Onder de handtekeningenblokken staat een kort tekstblok waarin vermeld wordt:

• Dat het vervoer plaatsvindt onder de algemene voorwaarden van de Stichting Vervoeradres.
• Dat de aansprakelijkheid van de vervoerder elders vermeld wordt (z.o.z.).
• Dat er geen verzekering in de vracht begrepen is.
• Een copyrightregel met:
  "Auteursrecht: sVa / Stichting Vervoeradres, Den Haag"

5. Verticale tekstkolom aan de rechterzijde

Langs de rechterrand loopt tekst die 90 graden gedraaid is. Deze bevat:

• “versie 2.3”
• “Art. 4624”
• Een verwijzing naar de website van Beurtvaartadres
• Een telefoonnummer

Deze elementen fungeren als documentidentificatie.

De drie afzonderlijke formulieren

De begeleidingsbrief bestaat uit een wit origineel en verschillende doordrukbladen. Het voorbeeld op deze website bevat naast het witte orgineel twee doorslagen.

Bovenste formulier (witte origineel)

Titel: “BEGELEIDINGSBRIEF – INTERNE COPIE (D) / EXTRA BEWIJS VAN ONTVANGST (B2)”

Voor: ontdoener. Het witte origineel blijft achter bij de ontdoener en gaat niet mee tijdens het transport.

Middelste formulier (eerste doordruk)

Titel: “BEGELEIDINGSBRIEF – ADMINISTRATIE- / VRIJWARINGSBEWIJS (C1/A2)”

Voor: transporteur

laatste formulier (tweede doordruk)

Titel: “BEGELEIDINGSBRIEF – VRACHTBRIEF (A1)”

Voor: ontvanger/geadresseerde

Alle drie hebben dezelfde structuur, watermerk en invulvelden, maar zijn bedoeld om afzonderlijk in de administratie van de verschillende partijen terecht te komen.

Toelichting op de vijfde pagina

De vijfde en laatste pagina bevat aanvullende informatie, vaak in de vorm van:

• Extra toelichtingen
• Contactgegevens van de uitgevende instantie
• Versie-informatie van het document

Functie van de pagina

Deze pagina sluit het document af en fungeert als:

• Referentiepagina
• Naslag voor vragen of controle

De lay-out is rustiger dan de eerste pagina’s, met vooral tekst.