Begeleidingsbrief

De begeleidingsbrief is een vastgesteld transportdocument voor afvalstoffen. Bij ieder transport van afval moet een begeleidingsbrief aanwezig zijn. Daarbij maakt het niet uit wie het transport verzorgt, de ontdoener, ontvanger, vervoerder of inzamelaar. Iedere partij heeft daarin een eigen verantwoordelijkheid.

Op deze pagina

Wie heeft welke verantwoordelijkheid?

De wetgeving regelt nergens wie de begeleidingsbrief moet invullen. De betrokken partijen zijn vrij om daar zelf een keuze in te maken. Vaak stelt de ontdoener de begeleidingsbrief op, maar het gebeurt ook regelmatig dat de ontvanger dit als service voor de ontdoener doet.

Wel bevat de wetgeving de volgende voorschriften voor de verschillende betrokken partijen:

De ontdoener heeft de verplichting een begeleidingsbrief mee te geven met degene die het transport verzorgt;
Degene die het transport verzorgt moet de begeleidingsbrief tijdens transport bij zich hebben;
De ontvanger mag een afvalstroom pas accepteren als er bij acceptatie een begeleidingsbrief wordt overhandigd.

Deze tekst is gebaseerd op de volgende artikelen uit de Wet milieubeheer:

artikel 10.39 lid 1 onder b en lid 2: de ontdoener verstrekt begeleidingsbrief aan degene die opdracht heeft de afvalstoffen te vervoeren
artikel 10.40, lid 2: het is verboden voor de ontvanger om afvalstoffen zonder begeleidingsbrief in ontvangst te nemen
artikel 10.44: degene die afvalstoffen vervoert moet een begeleidingsbrief bij zich hebben en aan de ontvanger overhandigen

Hoe ziet de begeleidingsbrief eruit?

De begeleidingsbrief heeft een vast format en is vastgesteld in de Regeling melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen. Het bestaat uit een wit origineel en meerdere doorslagen, voor ieder betrokken partij één. Het heeft een versie met drie doorslagen en een versie met vier doorslagen. De versie met vier doorslagen wordt gebruikt als het transport wordt georganiseerd door een handelaar of bemiddelaar. Die kan dan ook een doorslag ontvangen voor de eigen verplichte administratie.

De begeleidingsbrief bevat een voor- en achterkant. Op de voorkant wordt de relevante informatie ingevuld die tijdens het transport nodig is. De achterkant bestaat uit een toelichting.

Download een voorbeeld van de begeleidingsbrief (pdf, 99 kB)

Lees een toegankelijke omschrijving van het voorbeeld van de begeleidingsbrief

Deze tekst is gebaseerd op artikel 12, lid 1, van het Besluit melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen. Het formulier is vastgesteld in artikel 6, lid 1 en in de bijlage, onderdeel C van de Regeling melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen.

Volledig en naar waarheid invullen

Het spreekt voor zich dat de begeleidingsbrief volledig en naar waarheid moet worden ingevuld. Van tevoren moet al duidelijk zijn welke informatie erop komt te staan. Dat is namelijk de informatie die vooraf moet zijn vastgelegd bij het doorgeven van de aard en samenstelling van het afval en het toekennen van het afvalstroomnummer.

Wanneer is de begeleidingsbrief volledig ingevuld? Het formulier bevat verschillende kleurcodes om aan te geven of een veld moet worden ingevuld of juist niet. Deze zijn:

de witte vakken zijn niet verplicht in te vullen. Het gaat daarbij om de volgende velden:
- de postcodes bij de adresgegevens
- het factuuradres
- de datum ontvangst van het transport
- de geschatte hoeveelheid in kilogrammen
- Handtekening van de afzender
de gearceerde (gestreepte) vakken zijn verplicht als de situatie daarom vraagt. Het gaat om de volgende informatie:
- als de afzender een handelaar of bemiddelaar is, dan moet het VIHB-nummer van deze handelaar of bemiddelaar worden ingevuld
- informatie over uitbesteed vervoerder is alleen verplicht als de inzamelaar voor de inzameling een andere transporteur inschakelt. Ook wordt dit vak gebruikt als een eerder op het formulier vermelde vervoerder zelf het transport niet kan doen, maar hiervoor een ander bedrijf inschakelt. In dit laatste geval hoeft de begeleidingsbrief niet te worden aangepast, maar volstaat het om in vak 5 'uitbesteed vervoerder' aan te kruisen en de gegevens van deze vervoerder in vak 4a te vermelden
- het invullen van het VIHB-nummer in vak 5 is alleen verplicht als degene die het transport verzorgt hiervoor een VIHB-nummer nodig heeft
- het invullen van het kenteken van het voertuig is alleen verplicht bij repeterende vrachten
- het afvalstroomnummer is alleen verplicht als het afval wordt gebracht naar een bestemming die de ontvangst aan het LMA moet melden en er voor het transport een afvalstroomnummer wordt toegekend
de overige (donkere) vakken moeten altijd zijn ingevuld

Houd er rekening mee dat het witte origineel en de doorslagen op een paar punten van elkaar verschillen. Op de doorslagen zijn meer velden verplicht in te vullen dan op het witte origineel, zoals datum ontvangst transport, het definitieve gewicht en de handtekening van de ontvanger. Dat komt omdat het witte origineel bij de locatie achter blijft waar het afval wordt opgehaald. De op de doorslagen extra verplichte informatie is dan nog niet bekend.

Deze tekst is gebaseerd op de toelichting op de begeleidingsbrief, zoals vastgesteld in artikel 6, lid 1, en in de bijlage, onderdeel C, van de Regeling melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen.

Uitzonderingen

In de regel geldt dat er bij ieder transport van afval een begeleidingsbrief aanwezig moet zijn. Toch zijn er enkele uitzonderingen op deze regel. Die gelden in de volgende gevallen:

de im- en export van afval als er bij dat transport al een zogenoemd EVOA-transportdocument of bijlage VII aanwezig is
transport van afval in een voertuig waarvoor rijbewijs categorie B volstaat. Let op: deze uitzondering geldt niet als rijbewijs BE nodig is, bijvoorbeeld bij het gebruik van een grote aanhanger
transport van kleine hoeveelheden niet gevaarlijk afval van maximaal 500 kilogram
niet-beroepsmatig ingezameld papier of textiel, bijvoorbeeld bij de huis-aan-huisinzameling van dit materiaal door verenigingen
ingezamelde huishoudelijke afvalstoffen waarvan kan worden aangetoond dat deze rechtstreeks worden vervoerd naar een locatie waar die afvalstoffen uitsluitend worden overgeslagen
bedrijfsafvalstoffen naar soort en aard vergelijkbaar met huishoudelijke afvalstoffen waarvan kan worden aangetoond dat deze rechtstreeks worden vervoerd naar een locatie waar die afvalstoffen uitsluitend worden overgeslagen
veegvuil, marktafval, drijfafval en RKG-slib waarvan kan worden aangetoond dat deze rechtstreeks worden vervoerd naar een locatie waar die bedrijfsafvalstoffen uitsluitend worden overgeslagen

Deze tekst is gebaseerd op artikel 11, lid 1, van het Besluit melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen.

Bewaarplicht

Alleen de ontvanger van de afvalstoffen moet de begeleidingsbrief minimaal vijf jaar bewaren als de ontvangst van dit afval aan het LMA moet worden gemeld. Dat mag het papieren document zijn, of een volledige scan daarvan.

De andere betrokken partijen hebben geen verplichting om de begeleidingsbrief te bewaren. Wel moeten zij een goede afvaladministratie bijhouden. Die afvaladministratie moet minimaal vijf jaar bewaard blijven.

Deze tekst is gebaseerd op artikel 3, lid 6, van het Besluit melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen.

Papier of digitaal

De wetgeving gaat ervan uit dat bij ieder transport van afval een papieren begeleidingsbrief aanwezig is. Daarvan afwijken mag alleen als de Minister van Infrastructuur en Waterstaat hiervoor een ontheffing heeft verleend. Met een ontheffjng mag gebruik worden gemaakt van een digitale oplossing, bijvoorbeeld een pasje met chip, boordcomputer, tablet of smartphone.

Het team LMA bij Rijkswaterstaat verleent de ontheffingen namens de Minister. Deze website heeft een eigen pagina voor de digitale begeleidingsbrieven.

Deze tekst is gebaseerd op artikel 12, lid 2, van het Besluit melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen.